A digitalização de documentos consiste na produção de arquivos de computador contendo imagens dos documentos papel, com a utilização de scanners. Estas imagens podem ser armazenadas em discos rígidos, DVDs, CDs ou outras mídias.Os correspondentes arquivos podem ser visualizados, simultaneamente, por vários computadores ligados em rede. Com softwares específicos (Workflow), os documentos na forma de imagens podem tramitar, através da rede de computadores, para análise nos vários setores de uma organização.

O licenciamento de edificações nas Prefeituras gera expedientes com uma vasta documentação que deve estar disponível para a análise da fase seguinte, não existindo, por decorrência, “arquivos mortos” para este tipo de documentação. Até mesmo após concluídas as edificações, o licenciamento de reformas, o atendimento de certidões, o fornecimento de cópias de plantas ou documentos, a consulta para definição de novos traçados viários exigem a disponibilidade dos documentos relativos ao licenciamento de edificações. Nas capitais, o volume desta documentação pode ser superior a dois milhões de documentos, 15% deles constituídos de plantas em tamanhos diversos, superiores ao formato A-4.

A digitalização destes documentos e o uso das correspondentes imagens com o auxílio de ferramentas de Workflow e Gerenciamento Eletrônico de Documentos possibilita a eliminação de ambientes destinados a guarda ou arquivamento destes papéis, a redução de danos por inundações, incêndio e ação de insetos ou roedores, a consulta simultânea e remota aos documentos, a redução de custos com aluguel, energia, conservação, transporte, manuseio e atendimento, a redução nos prazos de tramitação, a redução no extravio de documentos, a melhoria no controle de tramitação, a facilidade na distribuição e controle de execução de tarefas, a possibilidade de auto-atendimento na consulta e fornecimento de cópias de documentos, a possibilidade de verificação da autenticidade de cópias através da Internet, a possibilidade da conversão imediata de documentos gerados ou recebidos em papel para o formato digital, a possibilidade de conversão dos documentos para novas mídias entre outras vantagens.

Demonstra-se, assim, que o investimento na digitalização, inferior à construção e manutenção de prédios para arquivo e locais de atendimento, aliado às possibilidades abertas pela existência das redes de computadores e popularização da Internet no auto-atendimento, contribui decisivamente para a eficiência dos serviços públicos e redução das despesas, objetivos de todas as administrações.